プロセスマイニング導入提案

プロセスマイニング概要

プロセスマイニングとは

社内で利用している様々なシステムやアプリケーションのイベントログデータを、プロセスマイニングツールに読み込ませることで該当業務の流れをフローチャート的に可視化します。これによりこれまで属人的にブラックボックス化していた業務の流れがビジュアルとして完全に把握可能となり、業務改善に向けての課題抽出・仮説立案・改善施策がスピーディーにかつ、ピンポイントで実施できます。

プロセスマイニングの扱うイベントログとは

コンピューター上のイベントとは、すなわち行った事の記録です。PCやアプリケーションを立ち上げた。エラーがおきた。マウスが押された。などログの種類は様々あります。プロセスマイニングマイニングで利用するイベントログとは、業務の流れを把握するためのデータです。簡単に言えば、「いつ、誰が、どの仕事で、何をしたか」というデータを収集し、プロセスマイニングツールで可視化します。

イベントログデータのクリーニング

イベントログデータをそのままプロセスマイニングツールに読み込ませても多くの場合はうまくビジュアル化できません。これは検証したい業務プロセスの流れに関係のないログデータも入り交じっているからです。実際の流れとして必要なことは、プロセスマイニングツールによって何を検証したいのか決め、それを正しくビジュアル化するためにイベントログデータから不必要なデータを削除（クリーニング）または整理し、その上でツール上での各種シミュレーション実施。という工程となります。

弊社では、事前のデータクリーニングやデータ整理からご支援いたします。

プロセスマイニングツールMyinvenio特長

Myinvenio導入のメリット

・業務プロセスのうち、古くなってしまったプロセスや、不必要なプロセスを発見、除去してプロセスを最適化する。
・業務を滞らせているボトルネックを発見、解消し、納期等を短縮化することで顧客満足度を向上する。
・スタッフ間のスキルのばらつきを把握して、要員計画やトレーニングを効果的に行う。
・RPAによる業務自動化に適した定型的・繰り返し業務を特定し、人件費削減、残業時間短縮を図る。
・規定や手順通りに行われているか、コンプライアンスチェックを通じて、労務管理上のリスクを低減する。

主な機能

業務プロセス可視化

各部署で必要になる申請書や報告書の入力から、上長までの送信業務を自動化。入力に必要なテンプレートを予めルール化することで間違いなく帳票が作成されます。

標準プロセス準拠チェック

各予め定義された標準プロセス(to-be)と、ログファイルから取得した現状のプロセス(as-is)を比較、乖離部分の可視化及び乖離率をデータとして算出します。

分析ダッシュボード

ログから計算されたプロセスパフォーマンスのサマリーを表示します。全体プロセスにおけるボトルネックの把握により、業務改善案の立案・社内リソースの最適化を図ります。

 

プロセスアニメーション

プロセスの流れをアニメーションで把握することができます。マップ上トークン(赤丸)で表示されるプロセスがリードタイムに応じた速度でフロー上を移動します。

人物相関図

業務が集中している個人・部門の把握だけでなく、「誰(どの部門)と誰(どの部門)が作業を共同で行っている」などの相関図を用いる事で業務遂行者の関係性を視覚化することも可能です。

プロセスインテリジェンス

課題解決のアプローチとして、多面的なデータ分析結果を総合的に表示するインテリジェンスレポートの作成を行います。レポートからは属性毎のデータドリルダウン・区分化されたデータの多面的な分析・多面的なデータを集積した分析が可能です。

タスクマイニング概要

タスクマイニングとは

タスクマイニングツールをインストールしたPCの操作ログを自動で記録・保存するものです。プロセスマイニングが業務の大きな流れの把握をし、タスクマイニングは個々のスタッフの作業内容を把握します。タスクマイニングで扱うログデータは、PC操作ログとなり「使用アプリケーション名」「アプリケーション切り替え時間・回数」「アプリケーションアクティブ時間」「マウス・キーボード操作量」「コピーペースト回数」など様々なものです。

導入メリット

・個々のスタッフの作業状況を把握することでRPA等で自動化可能な業務箇所を推測
・業務の棚卸をし非効率な業務の洗い出しと不正抑止でコスト削減とコンプライアンス強化
・スタッフの勤怠状況の把握とオーバーワークの防止策としてテレワーク体制強化
・社内に点在する様々なシステムの利用状況を把握し、不必要なシステムの見直し

テレワーク体制構築に活用（人事評価や健康管理）

テレワーク体制を構築する場合には、各スタッフのリモート勤務実態の把握も必要となりますが、それ以上に必要な事として、各リモートスタッフの評価をどうするか、健康管理をどのように制度化していくかは多くの企業で課題になっています。タスクマイニングよるログデータから新たな評価軸を検討したり、リモートワークでの仕事の仕方を健康面から検証したりする場合にも活用できます。

主な機能

アクティビティ

アプリケーションやWebサイトの利用などの従業員のアクティビティごとの時間分布を表示します。アクティビティをカテゴリと生産性レベルに分けて表示し、どの 組織でどのアクティビティに時間をかけているかが明確になります。

勤務

従業員の1日の活動を確認し、労働時間中の生産性を測定します。選択した期間おけるすべての従業員の勤務状況を詳細に確認できます。従業員の名前の横にあるアクティビティ画像をクリックすると、従業員が休憩が休憩中、勤務中、生産的、中立的、または気が散っている時間の割合を表示します。
従業員がアクティブな時間に何をしていたかを正確に確認できます。また、レポートの稼働日と集計期間の長さを設定できます。

カテゴリ

アクティビティの概要レポートにグループ化された業務を表示できます。従業員がどのプロセスに時間を費やしているかをすぐに確認できます。グラフで視覚化されているので、ビジネスとソーシャルネットワーキングの時間を簡単に比較できます。 エンターテイメントに移動して、ブラックリストに登録されたWebサイトを表示したかどうか確認ができます。

ユーザー

すべての従業員の比較が表示されます。
誰が最も活動的で、誰がコンピューターから離れて仕事しているか確認ができます。グラフの下のユーザ名をクリックすると、選択したユーザのアクティビティレポートページが表示されます。

生産性

生産性スコアは、チームの生産性レベルを測定します。この指標は、チームのアプリケーションの利用状況やウェブサイトの使用を監視および測定することによって計算されます。計算は時間単位で測定され、その後、チームの時間をより生産的、生産的、中立的、非生産的、として表示するパラメーター（「生産性レベル」）に分類されます。

検索

このレポートには、組織内のすべてのユーザの検索フレーズと検索エンジン名が表示されます。 このレポートは、Webアクティビティとは別に、会社の問題を特定したり、特定のタスクの問題を理解したりするための優れたレポートです。

ファイル

USBドライブは、セキュリティの観点からも大きな問題となっています。また、ファイルを外部のストレージに持ち出すことも大きな問題です。チームメンバーがプライベートフラッシュドライブに作業を保存して会社の知的財産を盗むリスクです。
さらに、組織で最も重要なセキュリティ対策の1つは、ウイルスまたはマルウェアプログラムをITシステムから排除する必要があることです。これらの悪意のあるコンピューターのウイルスは、メールや、外部ストレージ、WEBからを簡単に感染し、大きな被害をもたらします。
ファイルレポートには、アクセスするすべてのコンピューターでチームメンバーが行ったすべてのファイルアクションが表示されます。ファイルを作成、名前変更、コピー、または削除したユーザを正確に知ることができます。フラッシュドライブの操作と検索操作のみを表示するには、リムーバブルチェックボックスフィルターを使用して、パスまたはファイル名を検索が可能です。すべてのレコードは静止画もしくは、動画録画にリンクされているため、特定の検索要求を実行するビデオ断片を数秒で見つけることができます。

メール

電子メール監視機能は、電子メールの使用に関して、チームの生産性を理解するのに役立ちます。 電子メールレポートは、チームメンバーごとの通信生産性のビューを提供します。 従業員から/に送信される通信の量を確認できます。監視する必要があるチームメンバーまたはサブ部門と、各レポートの特定の期間を選択できます。

印刷

印刷は、組織の知的財産のセキュリティに対するもう1つのリスクです。管理されていない印刷は、運用コストを増やし、効率を低下させる可能性もあります。
システムから取得できるもう1つの詳細レポートを使用して、チームの印刷を監視および管理するのに役立ちます。印刷レポートでは、各チームメンバーが何をどのくらい印刷しているのかを確認できます。これは、不必要な支出を抑制し、チームの知的財産のセキュリティを高めるのに役立ちます。