ペーパーレス化のメリット

これまで幾度となくペーパーレス化の検討をした企業が多いにも関わらず、国内ではうまく進んでいない状況です。業務の一部分のみをペーパーレス化しても他の業務が紙主体であればどこかの段階で紙データをデジタルデータに変換しなければならず、全体として手間が増えるだけで終わるケースが多いからです。

メリットを得るためには、全社を通じてペーパーレス化に取り組む事が大切です。

働き方改革・テレワークの浸透

国内では、まだまだ「紙にハンコ」という業務フローが多く、出張などでオフィスに上司がいないとハンコが押せずに仕事が進まないといった状況は多々見受けられます。現在ではテレワークを進める上でも非常に大きな課題となっています。

電子帳簿についての法改正が進む

1998年　「電子帳簿保存法」制定
2001年　「電子署名法」制定
2005年　「e-文書法、電子帳簿保存法、スキャナ保存制度」制定
2016年　「官民データ活用推進基本法」成立
2016年　　スキャナ保存制度で大幅規制緩和
2017年　　スキャナ保存制度で「スマートフォンやデジカメによる記録運用」が可能に
2019年　「労働条件通知書のデジタル化」が可能に
2019年　　電子帳簿保存法で「重要な国税関係書類を過去に遡って電子化」可能に

文章のデジタル化について法制度はほぼ整いつつあります。業務内の様々な書類や報告書などデジタルデータで管理することが可能です。

PDFを利用した電子帳票管理

PCやタブレット・スマートフォン端末などから、PDF帳票を表示しそのまま各種入力機能でデータを直接書き込む事ができます。PDFにはテキストデータのみならず、写真データなども挿入可能。書き込まれたデータはそのままPDFとしてももちろん利用可能ですが、書き込まれたデータのみを抽出することができるので、別システムへデータ連携なども容易です。

主な特長

現場点検業務の作業報告書作成と共有

現場では予め用意された点検票のPDFをタブレット端末に表示し、そのままペンで数値やコメントを入力。その後PDF形式で出力したものを本部へ送信。本部では内容確認後にDBへ登録。いつでも過去のデータが検索できる仕組みへ。

社内ワークフローの電子化

末端社員より様々な申請書をデジタル形式で記入・提出させ、それをデジタル形式のまま承認フローを通して最終的には基幹システムへ保管される仕組みへ。データはPDFの他、CSVやXMLなど任意の形式で出力できるため連携システムの仕様に合わせて自動処理も可能。

ヒアリングシート＋電子カルテ

初回のヒアリングやアンケートを紙からデジタルに置き換えることで、カルテへの転記作業が削減される仕組みへ。そのままカルテシステムに連携をすればヒアリングが完了した段階で、カルテへとそのデータが反映される。それらのデータを診察時に確認することも可能。